A vállalkozásoknál gyakran felmerülő kérdés, hogy még mennyi ideig kell kerülgetni a felhalmozott, előző évekből származó iratanyagokat, mikor lehet leselejtezni őket. A teljesség igénye nélkül gyűjtöttem össze a legfontosabb információkat a témával kapcsolatban.
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47.§-ának (1) bekezdése értelmében, a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvelést, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített adatokat is - úgy kell kiállítani illetve vezetni, hogy az ellenőrzésre alkalmas legyen. A 47. § szerint, az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.
Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni. Az iratokat az adózónak - a nyilvántartás módjától függetlenül, tehát az elektronikus számlát és egyéb iratokat is - az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékességének naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie. Ebből következik, hogy - az adózónak, vagyis bármely vállalkozásnál a vezetőnek, végelszámolás esetén a végelszámolónak, felszámoláskor a felszámolónak van megőrzési kötelezettsége, melyet a könyvelőre áthárítani nem lehet - sokan úgy gondolják, hogy a megőrzési idő 5 év, de ez nem így van. Az adózással kapcsolatos iratok megőrzésének általános időtartama a bevallás benyújtásának éve plusz öt év, tehát valójában hat év (bizonyos esetekben akár hét is lehet). Az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve plusz öt év a megőrzési ideje az önellenőrzési nyilvántartással és az önellenőrzés összes bizonylatával együtt.
A könyvelő 10 éves megőrzési kötelezettsége az általa elektronikus úton beküldött beszámolók és a kapcsolódó iratok eredeti, aláírt példányára terjed ki, mert neki adott esetben azt kell bizonyítania, hogy nem változtatott az iratokon a vezetőség által jóváhagyottakhoz képest. Több jogszabály is foglalkozik megőrzési kötelezettséggel, amely mindig a vállalkozásra hárul, de iratfajtánként gyakran eltérő időtartamot jelent. Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne.
A számvitelről szóló törvény szerint a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A számviteli törvény szerinti megőrzési idő akkor kezdődik, amikor a megőrzendő dokumentum létrejött. A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Fontos figyelni a kereskedelemről szóló törvény rendelkezéseire is, ami előírja, hogy amíg az árut nem adta el a kereskedelemmel foglalkozó vállalkozás, addig rendelkeznie kell az áru eredetét igazoló eredeti bizonylattal. Emiatt az is előfordulhat, hogy a számviteli törvény szerint már selejtezhető lenne egy számla, de mégsem selejtezhető, mivel a kereskedelemről szóló törvény 5. §-a alapján még meg kell őrizni.
De minimis (csekély összegű) támogatás esetén a támogatás kedvezményezettjének 10 éves megőrzési idővel kell számolnia. A támogatás nyújtójának kötelessége, hogy felhívja a kedvezményezett figyelmét arra, hogy a csekély összegű támogatás jogcímén nyújtott támogatáshoz kapcsolódó minden iratot a támogatás odaítélésétől számított 10 évig meg kell őriznie és a támogatást nyújtó ilyen irányú felhívása esetén köteles azt bemutatni. A csekély összegű támogatási jogcímen nyújtott támogatásokról az Európai Bizottság kérésére 20 napon belül információt kell szolgáltatni.
Amennyiben egy konkrét bizonylat (irat) megőrzésére többféle jogszabály is ír elő megőrzési időt, és azoknak a hossza nem egyezik meg, abban az esetben a hosszabb megőrzési időnek kell megfelelni. Ezzel van biztosítva, hogy valamennyi megőrzési idő be legyen tartva. Például az olyan beruházást alátámasztó bizonylatoknál, aktiválási jegyzőkönyveknél, amelynél de minimis támogatást kaptak, figyelni kell az adózás rendjéről szóló törvényt, a számviteli törvényt és a de minimis támogatásokra vonatkozó megőrzési időket és a leghosszabb, a de minimis támogatásra vonatkozó 10 éves megőrzési időt kell betartani.
Az úgynevezett nyitott tételek bizonylatait sem lehet selejtezni, hiába következett be a számviteli törvény szerint a 8. év alapján a megőrzési idő vége. Például egy 12 évre szóló pénzügyi lízingről szóló bizonylatot (számlát, szerződést, díjbekérő értesítőket, év végi tartozásról szóló igazolásokat stb.) nem szabad a futamidő lejárta előtt selejtezni.
Évek óta kihívást jelentett annak az időtartamnak a meghatározása, ameddig a foglalkoztatók kötelesek megőrizni, illetve tárolni a munkavállalók jogviszonyával kapcsolatosan keletkezett iratokat, dokumentumokat. Korábban, a munkaviszony fennállása alatt, illetve annak megszűnésével kapcsolatosan keletkezett dokumentumok esetében az általánosan elfogadott megőrzési idő 50-60 év volt, bár ezt egyik jogszabály sem írta elő, sem a társadalombiztosítással kapcsolatos jogszabályok, sem a Munka Törvénykönyve. 2018. december 23-tól hatályos a nyugdíjtörvény 99/A. § új rendelkezése a bér és a munkaügyi iratok kötelező megőrzésére vonatkozóan, amely szerint a kötelező megőrzési idő az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt év. A társadalombiztosítási nyugdíj fedezetére, a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló törvény (a továbbiakban: Tbj.) 44. § (1) bekezdése szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor. Amennyiben a foglalkoztató elmulasztja akár bejelentési-, akár iratmegőrzési kötelezettséget, mulasztási bírság szabható ki rá. A törvény sajnos nem tér ki arra, hogy a 2018. december 23. napját megelőzően keletkezett iratokra is alkalmazandó-e az új szabály, így átmeneti rendelkezések hiányában azokra továbbra is a korábbi szabályok érvényesek, amelyek nem rendelkeztek egyértelműen a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi és társadalombiztosítási iratok megőrzési kötelezettségére vonatkozóan.